Privātuma politika
APSTIPRINU:
J.S. Hamilton Baltic,
SIA Prokūriste Dagnija Ārgule
21.02.2020
PRIVĀTUMA POLITIKA
Pārzinis SIA “J.S. Hamilton Baltic”, reģ. Nr. 40103871780 (turpmāk – Sabiedrība), juridiskā adrese: Mazā Rencēnu iela 12, Rīga, LV-1073, tālr. +371 66103389, e-pasta adrese: riga@hamilton.com.pl.
Ja Jums ir radušies jautājumi saistībā ar Jūsu personu datu apstrādi, tad Jūs varat sazināties ar mums, izmantojot iepriekš norādītos sakaru kanālus.
Sabiedrība, apstrādājot personas datus, ievēro Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (turpmāk Vispārīgā datu aizsardzības regula), Fizisko personu datu apstrādes likumu, kā arī citus piemērojamos normatīvos aktus fizisko personu datu apstrādes un aizsardzības jomā. (turpmāk – Regula) prasības, kā arī citas Latvijā spēkā esošajās normatīvo aktu prasības, kā arī aizsargā personas datus, izmantojot tehniskos un organizatoriskos līdzekļus, kas atbilst mūsdienu prasībām.
Sabiedrība var apstrādāt Jūsu personas datus papīrā vai elektroniskā formā, telefoniski, mutiski klātienē, veicot videonovērošanu, fotografēšanu. Personas datu apstrādi var veikt Sabiedrības darbinieks vai kāds no Sabiedrības apstrādātājiem (citam uzņēmumam), ar ko Sabiedrība ir noslēgts līgums. Apstrādājot personas datus Sabiedrība var būt gan kā pārzinis, gan kā apstrādātājs.
Šī privātuma politika izskaidro, kā Sabiedrība apstrādā fiziskas personas datus (klientu, sadarbības partneru, sadarbības partneru pārstāvju/kontaktpersonu un citu personu, kuru dati var nonākt Sabiedrības rīcībā īstenotās komercdarbības ietvaros) datu subjekta tiesību īstenošanas kārtību un ar personas datu aizsardzību saistītos jautājumus. Sabiedrības privātuma politika attiecas uz visa veida personas datu apstrādi, ko veic Sabiedrība.
Mēs apzināmies, ka personas dati ir Jūsu vērtība un apstrādāsim tos, ievērojot konfidencialitātes prasības, kā arī rūpēsimies par mūsu rīcībā esošo Jūsu personas datu drošību.
1. Personas datu apstrādes principi
Sabiedrības apstrādā personas datus ievērojot šādus datu apstrādes principus:
- Likumīgums, godprātība un pārredzamība – personas dati tiek apstrādāti likumīgi un godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā.
- Nolūka (mērķa) ierobežojumi – personas dati tiek vākti konkrētos, skaidros un likumīgos nolūkos un tikai saskaņā ar tiem, kā arī turpmāku apstrādi neveic ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā, līdz ar to Sabiedrība neievāc personas datus un neuzglabā nekonkrētiem nākotnes nolūkiem, kuru vajadzība nav izvērtēta un nav apstiprināta ar normatīvajiem aktiem vai Sabiedrības iekšējiem normatīvajiem aktiem (lēmumi, rīkojumi u.tml.)
- Datu minimizēšana – personas dati ir adekvāti, atbilstīgi un ietver tikai to, kas nepieciešams, lai nodrošinātu atbilstošās personas datu apstrādes nolūku. Īstenojot šo principu, Sabiedrība nepieprasa no datu subjekta un neapstrādā vairāk informācijas, nekā tas ir nepieciešams attiecīgā nolūka sasniegšanai.
- Precizitāte – personas dati ir precīzi un, ja vajadzīgs tiek atjaunināti. Ja darbiniekam rodas šaubas par datu subjekta iesniegtās informācijas aktualitāti vai pareizību, darbinieks sazinās ar datu subjektu, lai precizētu attiecīgo informāciju. Ikviena datu subjekta pienākums ir ziņot Sabiedrībai, ja ir mainījusies informācija (piemēram, uzvārds, tālruņa numurs, e-pasts u.tml.).
- Glabāšanas ierobežojums – personas dati netiek glabāti ilgāk, kā tas ir nepieciešams noteikta nolūka sasniegšanai.
- Integritāte un konfidencialitātē – personas dati tiek apstrādāti tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu.
- Pārskatatbildība – pārzinis un tā pilnvarotās var uzskatāmi pierādīt Regulas prasību ievērošanu un izpildi.
2. Personas datu apstrāde un nolūki
Sabiedrības personas datu apstrādes nolūki ir saistīti ar Sabiedrības komercdarbības funkcijām. Sabiedrība apstrādā personas datus šādiem nolūkiem:
- līguma sagatavošanai, noslēgšanai, izpildei un administrēšanai – šī nolūka ietvaros mums ir nepieciešams Jūs identificēt, nodrošināt atbilstošu maksājumu aprēķinu un nodrošināt maksājumu veikšanas procesu, sazināties ar Jums par pakalpojuma sniegšanu un/vai līguma izpildi saistītos jautājumos – arī rēķinu nosūtīšanai;
- personāla atlasei un vadībai;
- efektīva uzņēmuma pārvaldības procesa nodrošināšanai;
- iebildumu izskatīšanai un apstrādei;
- informācijas sniegšanai valsts pārvaldes iestādēm un operatīvās darbības subjektiem ārējos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un apjomā;
- lai veidotu un uzturētu Sabiedrības iekšējos procesus, nodrošinātu dokumentu apriti un citus iekšējos procesus (piemēram, līgumu un citu dokumentu arhivēšanu) tam nepieciešamajā apjomā.
Sabiedrība apstrādā personas datus tikai tādos gadījumos, kad tam ir tiesisks pamats:
- Sabiedrība apstrādā personas datus pakalpojuma nodrošināšanai, lai izpildītu uz Sabiedrību attiecināmu juridisku pienākumu izpildi, lai noslēgtu līgumus, uzraudzītu to īstenošanu, pildītu noslēgto līgumu nosacījumus, pirms līguma slēgšanas, identificējot datu subjektu. Lai nodrošinātu atbilstošu maksājumu aprēķinu, lai sazinātos ar Jums par pakalpojuma sniegšanu un/vai līguma ar līgumu izpildi saistītos jautājumos (pamatojoties uz Regulas 6.panta pirmās daļas b, c un f punktiem).
- Sabiedrība apstrādā personas datus, lai pildītu normatīvajos aktos noteiktos pienākumus, piemēram, grāmatvedību regulējošo normatīvo aktu prasības, Arhīva likuma prasības u.c., kā arī sniegtu atbildes uz valsts un tiesībsargājošo iestāžu pieprasījumiem likumā noteiktajā kārtībā un apjomā. Sabiedrība apstrādā personas datus, lai apstrādātu, saglabātu un uzskaitītu ienākošo un izejošo korespondenci (pasta vēstules, e-pasta vēstules) (Regulas 6.panta pirmās daļas c punkts).
- Sabiedrība apstrādā personas datus, lai nodrošinātu Sabiedrības leģitīmās intereses, kā piemēram, veikt komercdarbību, klientu apkalpošanas kvalitāti, lai izskatītu iespējamās klientu sūdzības un pretenzijas, nodrošinātu Sabiedrības un tās klientu īpašuma aizsardzību, vērsties valsts pārvaldes un operatīvās darbības iestādēs un tiesā savu tiesisko interešu aizsardzībai (nodrošinātu pierādījumus) (pamatojoties uz Regulas 6.panta pirmās daļas f punktu).
- Darbinieku personas datus Sabiedrība apstrādā pamatojoties uz Regulas 6.panta pirmās daļas b un c punktiem.
3. Sabiedrībā apstrādājamie personas dati
Sabiedrība komercdarbības funkciju un pakalpojumu sniegšanas nodrošināšanas ietvaros var veikt šādu kategoriju personas datu apstrādi:
- datu subjekta identifikācijas dati – vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, pases numurs/ID numurs, paraksts, amats, pilnvarojuma apjoms;
- datu subjekta kontaktinformācija – adrese, telefona numurs, e-pasta adrese;
- informācija par personu, kas pieteikusies Sabiedrības personāla atlases konkursam norādot savu izglītību, darba pieredzi, pašreizējo nodarbinātību, amatus, profesionālo darbību, dzimšanas datus, īpašu kategoriju datus un citus personu identificējošos datus;
- profesionālie (nodarbinātības) dati, piemēram, informācija par izglītību, darba pieredzi, pašreizējo nodarbinātību, amatiem, profesionālo darbību;
- sadarbības partnera kontaktpersonu dati – kontaktpersona, kuru norāda pats sadarbības partneris ar kuru sazināties – vārds, uzvārds, telefona numurs, e-pasta adrese, amats, pilnvarojuma apjoms;
- līguma dati – līguma numurs, parakstīšanas datums, līgumslēdzēji, līguma kontaktpersonu dati, paraksts;
- pakalpojuma (preces) iegādes dati – pakalpojuma nosaukums, pirkuma datums, pavadzīmes numurs, rēķina numurs, pakalpojuma saņemšanas veids, cena, apmaksas veids, čeka informācija, pakalpojuma izpildes adrese u.tml.;
- norēķinu dati – norēķinu konta numurs, bankas konta numurs, rēķina numurs, datums, summa, rēķina saņemšanas veids, apmaksas datums, parāda summa, parāda piedzīšanas informācija;
- informācija par Sabiedrības tīmekļvietnes apmeklējumu (sīkdatnes);
- un citi dati, kuri var būt apstrādāti noteikta procesa nodrošināšanas ietvaros.
4. Personasdatuglabāšanasilgums
Sabiedrība glabā personas datus atbilstoši definētajiem personas datu apstrādes nolūkiem (mērķiem) un normatīvo aktu prasībām, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:
- kamēr ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā Sabiedrība var realizēt savas leģitīmās intereses (piemēram, iesniegt iebildumus vai celt prasību tiesā);
- kamēr Sabiedrība pastāv juridisks pienākums datus glabāt;
- kamēr ir spēkā datu subjekta piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats.
Zemāk mēs norādām izplatītākos personas datu glabāšanas termiņus:
- personas datus, kas nepieciešami līgumsaistību izpildei – Sabiedrība glabās līdz līgums tiks izpildīts un kamēr izpildīsies citi glabāšanas termiņi (skat. zemāk);
- personas datus, kas jāuzglabā, lai izpildītu tiesību aktu prasības, mēs glabāsim attiecīgajos normatīvajos aktos noteiktajos termiņos, piemēram, likumā “Par grāmatvedību” ir noteikts, ka attaisnojuma dokumenti jāglabā līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai konstatētu katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekotu tā norisei, bet ne mazāks kā 5 gadus;
- Datus, lai pierādītu savu saistību izpildi, mēs glabāsim vispārējo prasības noilguma termiņu, saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktiem prasījumu noilgumu termiņiem – 10 gadi Civillikumā, 3 gadi Komerclikumā un citiem termiņiem, ņemot vērā arī Civilprocesa likumā noteiktos termiņus prasību celšanai.
Ja Jūsu personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, Sabiedrība tos dzēsīs vai iznīcinās.
5. Personas datu saņēmēji
Sabiedrība veic attiecīgums pasākumus, lai apstrādātu personas datus atbilstoši piemērojamajiem tiesību aktiem un nodrošinātu, ka personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav attiecīga tiesiskā pamata konkrētajai personas datu apstrādei.
Personas datiem, pēc nepieciešamības, varētu piekļūt:
- Sabiedrības darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kuriem tas nepieciešams darba pienākumu izpildei;
- Lai izpildītu normatīvajos aktos noteiktos pienākumus, Sabiedrība var nodot datus valsts un pašvaldības iestādēm tiesību aktos noteiktajos gadījumos, piemēram, tiesībsargājošām iestādēm, nodokļu pārvaldei, tiesai, zvērinātam tiesu izpildītājam).
- Atsevišķu pakalpojumu sniegšanai, Sabiedrība personas datus var nodot sadarbības partneriem – apstrādātājiem atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamajā apjomā, kas veic vajadzīgo datu apstrādi Sabiedrības uzdevumā, piemēram, revidenti, datu bāzes tehniskais uzturētājs un citas personas, kuras saistītas ar pakalpojumu sniegšanu Sabiedrībai.
- Trešās personas, rūpīgi izvērtējot, vai konkrētajai datu nodošanai ir atbilstošs juridiskais pamats.
Sabiedrība nenodod personas datus uz trešajām valstīm (ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomiskās zonas).
6. Sadarbības partneru personas datu apstrādē jeb personas datu apstrādātāju izvēle
Sabiedrība veic attiecīgus pasākumus, lai nodrošinātu personas datu apstrādi, aizsardzību un nodošanu datu apstrādātājiem saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Sabiedrība rūpīgi izvēlas personas datu apstrādātājus un, veicot datu nodošanu, izvērtē tā nepieciešamību un nododamo datu apjomu. Datu nodošana apstrādātājiem tiek veikta, ievērojot personas datu konfidencialitātes un drošas apstrādes prasības.
7. Piekļuve saviem personas datiem un citas datu subjekta tiesības
Lai saņemtu informāciju par personas datiem, kurus Sabiedrība par datu subjektu apstrādā, datu subjektam ir jāiesniedz iesniegums:
- rakstveida formā klātienē Sabiedrības juridiskajā adresē: Mazā Rencēnu iela 12, Rīga, LV-1073, uzrādot derīgu personu apliecinošu dokumentu (pase vai personas apliecība (elektroniskā identifikācijas karte);
- elektroniskā pasta veidā ar drošu elektronisko parakstu, nosūtot vēstuli uz e-pasta adresi: riga@hamilton.com.pl
- nosūtot vēstuli pa pastu uz Sabiedrības juridisko adresi.
Datu subjektam ir tiesības piekļūt saviem datiem (iesniegt iesniegumu Sabiedrībai), pieprasīt personas datu apstrādes ierobežošanu, personas datu dzēšanu, personas datu pārnesamību, iebilst pret personas datu apstrādi vai lūgt personas datu labošanu, kā arī citas tiesības, kuras izriet no Regulas noteikumiem.
Sabiedrība veic saziņu ar datu subjektu, izmantojot datu subjekta norādīto kontaktinformāciju (telefona numuru, e-pasta adresi, adresi). Sabiedrība nodrošina datu apstrādi un drošību atbilstoši normatīvo aktu prasībām, datu subjekta iebildumu gadījumā, Sabiedrība veic operatīvu darbības, lai rastu situācijas risinājumu. Tomēr, ja datu subjekts uzskata, ka datu subjekta tiesības uz personas datu aizsardzību ir pārkāptas, datu subjekts ir tiesīgs iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei – Datu valsts inspekcijai.
Pēc datu subjekta rakstveida pieprasījuma saņemšanas, Sabiedrība:
- pārliecinās par datu subjekta identitāti;
- izvērtē pieprasījumu;
- izpilda to saskaņā ar normatīvajiem aktiem.
Ja Sabiedrībai ir nepieciešama papildu informācija, lai identificētu datu subjektu, kurš pieprasa informāciju, vai izpildītu pieprasījumu, tad Sabiedrība var lūgt sniegt papildu informāciju, lai spētu korekti izpildīt pieprasījumu un atlasīt informāciju (piemēram, precizēt norādi uz konkrētiem dokumentiem un datumiem).
Sabiedrība neizmanto Jūsu datus automatizēto lēmumu pieņemšanā.
8. Tiesības atsaukt piekrišanu
Ja personas datu apstrāde ir uzsākta un notiek saskaņā ar datu subjekta piekrišanu, datu subjektam ir tiesības to atsaukt, personīgi vai rakstveidā, iesniedzot iesniegumu Sabiedrības juridiskajā adresē: Mazā Rencēnu iela 12, Rīga, LV-1073 (uzrādot personu apliecinošu dokumentu) vai ar drošu elektronisko parakstu, nosūtot elektroniski uz e-pasta adresi: riga@hamilton.com.pl. Piekrišanas atsaukums neietekmē datu apstrādes, kuras veiktas tajā laikā, kad datu subjekta piekrišana bija spēkā.
Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta datu apstrāde, kuru veic Sabiedrība, pamatojoties uz citiem tiesiskiem pamatiem.
9. Izmaiņas Privātuma politikā
Sabiedrībai ir tiesības veikt grozījumus šajos noteikumos. Šo noteikumu aktuālā versija ir pieejama Sabiedrības mājas lapā: www.hamiltonlab.lv zem sadaļas PRIVĀTUMA POLITIKA.
